המלצה לבניית אינדקס חשבונות

להלן מפורט מבנה אפשרי לבניית אינדקס חשבונות, מדובר על המלצה בלבד

חלק 1 – מפתח חשבון

האינדקס יהיה בעל 6 ספרות לארגון ללא סניפים ובעל 8 ספרות לארגון עם סניפים, במידה וישנם יותר ממאה סניפים נשתמש ב 9 ספרות.
חשבונות רווח והפסד מתחילים תמיד בספרות 1 (הוצאות) או 2 (הכנסות) או 3 (גורמי מימון) או 4 (תרומות).
חשבונות מאזניים יכולים להתחיל בכל אחת מהספרות שבין 5 ל – 9.

מבנה חשבון הכנסה:
ספרה 1 תהיה תמיד 2 (הכנסות)
ספרה 2-4 תהיה סוג ההכנסה (XXX)
ספרה 5 תת הכנסה
ספרה 6 תהיה תמיד 0 – כדי לאפשר התאמה לשינוי מספרים בהוצאות
לדוגמא: הכנסות ממכירת ציוד כללי יהיה 200000 וכך הלאה עד 299990
במבנה זה יש לנו 1000 סוגי הוצאות שונים, כשלכל הוצאה יש כ10 תתי הוצאה

מבנה חשבון הוצאה:
ספרה 1 תהיה תמיד 1 (הוצאות)
ספרה 2-5 בהתאם להכנסות לעיל
ספרה 6: דוגמא עבור ציוד כללי 200000

0 – פתוח למשתמש
100000
1 – משכורת חודשית
100001
2 - פעילות
100002
3 - ציוד (בסוף השנה יועבר לרכוש קבוע)
100003
4 - הסעות / אוכל
100004
5 - יועץ בחשבונית שעתי / עמלה
100005
6 - פתוח למשתמש
100006
7 - יועץ בתלוש שעתי / עמלה (ניתן לאחד עם 1)
100007
8 - פתוח למשתמש
100008
9 - משכורת מנהל (ניתן לאחד עם 1)
100009

הכנסות מגורמי מימון/השקעות:
3 הספרות הראשונות יציינו את סוג הגורם המממן כדלקמן:
כללי 300 – 399
תרומות 400 – 499
אין משמעות ל – 3 או 6 הספרות הבאות של מספר החשבון של גורם המימון.

חלק 2 – קוד מיון

כדי לקבל סיכומי ביניים בעלי משמעות (ברמת פעילות -- > אגף -- > שלוחה) יש לבנות את קודי המיון עפ"י ההנחיות הבאות:
במתנ"ס ללא שלוחות – קוד המיון יהיה מורכב מ – 5 ספרות כדלקמן:
ספרה 5 ספרה 4 ספרה 3 ספרה 2 ספרה 1

פעילות מ – 00 עד 99 סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות

אגף מ – 00 עד 99 סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים
1 = כל חשבונות הכנסות והוצאות 2 = כל חשבונות המאזן
דוגמא:

קוד מיון מפתח שם מוסיקה - 03

10301 118901 מרכז מוסיקה שכר חודשי

10301 118902 מרכז מוסיקה פעילות

10301 218900 מרכז מוסיקה הכנסות

10302 218910 נגינה - קונצרטים

10302 118911

10302 325060 קרן מרכז מוסיקה

מועדוני ספורט - 04

10401 134201 כדורגל - בי"ס לכדורגל הוצאות שכר

10401 134202 כדורגל - ביה"ס פעילות

10401 234200 כדורגל - ביה"ס הכנסות

10402 134211 כדורגל - ליגה הוצאות

10402 134212 כדורגל - ליגה פעילות

10402 234210 כדורגל - ליגה הכנסות

ספורט - 05

10501 144801 פרוייקט זוזו שכר חודשי

10501 326000 התאחדות בתי הספר

10502 135101 כדור - סופטבול הוצאות שכר

10502 235100 כדור - סופטבול הכנסות

10503 136321 יוגה מבוגרים הוצאות שכר

10503 236320 יוגה מבוגרים הכנסות

10504 135901 התעמלות רפואית - פילאטיס הוצאו

10504 235900 פילאטיס הכנסות במתנ"ס עם שלוחות, יהיה אורך קוד המיון 6 ספרות:

ספרה 6 ספרה 5 ספרה 4 ספרה 3 ספרה 2 ספרה 1

פעילות
מ – 00 עד 99
סה"כ אפשרות ל – 100 פעילויות
אגף
מ – 00 עד 99
סה"כ אפשרות ל – 100 אגפים
שלוחה
מ – 0 עד 9
סה"כ אפשרות ל – 10 שלוחות
1 = כל חשבונות הכנסות והוצאות
2 = כל חשבונות המאזן
אם יש יותר מ – 10 שלוחות אזי יש להשתמש בספרה ראשונה 2 גם עבור חשבונות הכנסות והוצאות וקודי המיון של חשבונות המאזן יתחילו ב – 3 או אפילו אחרי 3.
לא חייב להיות קשר בין מספר השלוחה בפועל במפתח החשבון (ספרות 7 ו – 8 במפתח) ובין הספרה המייצגת את השלוחה בקוד המיון !!!.
חלק 3 – חתך

החתך מאפשר להוציא נתונים עפ"י חתך מסויים, לדוגמא רק הכנסות, בלי הוצאות.

לחתך 5 מקומות. מבנה החתך עבור חשבונות הכנסות והוצאות יהיה כדלקמן: מקום 5 מקום 4 מקום 3 מקום 2 מקום 1

פתוח שלוחה במתנ"ס בו אין שלוחות ניתן להשתמש לצרכים אחרים או להשאיר בכוכביות ספרה ששית של מפתח החשבון ספרה ראשונה של מפתח החשבון

במתנ"ס בו משתמשים בספרה ששית 7 עבור שכר מדריך, כדאי לאפיין במקום החמישי בעוד מספר שיהיה שכר וזאת כדי לקבל את כל חשבונות השכר לצורך התאמה ל – 126. דוגמא: מפתח שם חתך

118901 מרכז מוסיקה שכר חודשי 11**1 118902 מרכז מוסיקה פעילות 12*** 218900 מרכז מוסיקה הכנסות 20***

118907

שכר מדריך מרכז המוסיקה 17**1